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Guia completo do Treinamento e Desenvolvimento (T&D)

Guia completo do Treinamento e Desenvolvimento (T&D)

Qual o papel da área de Treinamento e Desenvolvimento (T&D) nos resultados do setor de vendas? E na eficiência produtiva da equipe operacional de uma indústria? O que dizer sobre sua contribuição para a capacitação de líderes, a retenção de talentos e o fortalecimento dos valores do negócio na rotina de todos os seus colaboradores?

São muitas perguntas, e, sem dúvidas, o setor de Treinamento e Desenvolvimento contribui para o desempenho de todos os colaboradores e setores de uma organização, afinal, onde houverem recursos humanos em atuação, será possível transformar sua performance por meio da aquisição de novos conhecimentos e habilidades.

Neste artigo, reunimos, de forma detalhada, conceitos, aplicações, tendências e outras informações que podem contribuir para a estruturação ou otimização de um setor de T&D. Acompanhe.

Os conceitos de Treinamento e Desenvolvimento

O setor de T&D, na maioria das vezes, é subordinado ao setor de Recursos Humanos e tem um nicho específico de atuação assim como a área de departamento pessoal e seus trâmites de folha de pagamento.

Com seu foco tão específico, considerando ainda a complexidade e a abrangência do nicho relacionado ao T&D, existe um universo particular de nomenclaturas e conceitos que precisam ser esclarecidos. Confira alguns a seguir!

Diferenças entre treinamento e desenvolvimento

Por treinamento entende-se todas as ações para tornar o profissional competente para exercer suas funções, aumentar seu potencial de conhecimento e capacidade de execução das atividades ou prepará-lo para um novo cargo e processo.

Nesse sentido, ser competente implicaria ter os conhecimentos necessários, as habilidades requeridas e a ciência sobre quais atitudes tomar e em qual momento. Envolve, portanto, os treinamentos teórico e prático.

Já o desenvolvimento tem relação com o aprimoramento contínuo do profissional e suas motivações, incentivos, ferramentas e direcionamentos para aplicação das habilidades adquiridas em treinamento na rotina de trabalho ou na gestão, no caso dos líderes da organização.

Por esse motivo, as ações com foco no desenvolvimento são prolongadas e direcionadas às necessidades específicas de grupos de colaboradores e até mesmo individualmente, considerando os pontos fortes e fracos que precisem ser trabalhados.

Tipos de treinamentos mais comuns

Treinamentos, portanto, oferecem as ferramentas e os conhecimentos necessários para a execução das atividades. Sendo assim, precisam ser aplicados regularmente, começando por aqueles que integram o novo colaborador às rotinas da empresa.

Desse modo, é possível determinar uma organização para seus conteúdos e focos da seguinte maneira.

Treinamentos de integração

Visam inserir os novos colaboradores na cultura da empresa, entender sua missão, visão e valores, bem como mostrar as regras institucionais, quem são seus pares de trabalho, líderes diretos e indiretos. Em resumo, todas as informações necessárias para o início das atividades.

Treinamentos técnicos e instrumentais

Têm como foco orientar o uso de uma ferramenta ou processo. É comum que sejam aplicados junto ao treinamento de integração para determinados cargos operacionais mesmo que o profissional já tenha conhecimentos prévios sobre eles.

Isso é importante, pois o uso contínuo de ferramentas produzem vícios de execução que podem diferenciar uma empresa da outra. Além disso, é preciso considerar que as funções dos sistemas devem ser coordenadas com os processos e regras do setor ou negócio.

Um novo funcionário contratado no call center de uma empresa que já tenha experiência nessa função, por exemplo, precisa conhecer sua estação de trabalho, as regras do cliente que ele atenderá, quais sistemas utilizar e quais dados inserir, etc.

Treinamentos de atualização, reciclagem ou preventivos

Trabalham novas regras, serviços e produtos que uma empresa decide incluir em seu negócio, bem como outros temas cujos indicadores de performance e resultados dos setores indiquem que estejam abaixo do esperado.

Se o volume de reclamações sobre a qualidade do atendimento de determinada loja ou filial estiver aumentando, um treinamento de reciclagem pode ser aplicado para tirar dúvidas e aparar arestas do serviço que eventualmente estiver desalinhado.

Identificando uma tendência que possa se repetir nas demais filiais, a aplicação do conteúdo pode ser sugerida como medida preventiva.

Também podem existir treinamentos específicos para mudanças de cargos ou outras demandas que não se apliquem às categorias acima.

Tipos de ações de desenvolvimento mais comuns

Estão no hall das ações de desenvolvimento mais comuns conteúdos direcionados para os cargos de liderança, que precisam ser atualizados recorrentemente, coaching, mentoria, melhorias na capacidade de inovação, engajamento, comunicação, negociação, relacionamento interpessoal, etc.

Os principais autores que tratam do tema

O tema T&D é amplamente discutido e tem diversas perspectivas que precisam ser inseridas, como a análise do Retorno Sobre Investimento (ROI) dos treinamentos, as possibilidades de terceirização, os melhores métodos de aprendizagem, e muito mais.

Mostraremos a seguir o que alguns dos principais autores da área apontam.

Importância do levantamento das necessidades

Gustavo Boog afirma em seu livro “Manual de Treinamento e Desenvolvimento”, por exemplo, que o desenho do treinamento só pode ter início depois que uma necessidade ou oportunidade é identificada no ambiente organizacional.

Estabelecer os valores a serem incorporados no treinamento, bem como os problemas que ele tratará e o círculo completo do processo de aprendizagem a ser cumprido, é determinante.

Com isso, o aperfeiçoamento do desempenho, o aumento da produtividade e a melhoria das relações entre colegas de trabalho e clientes podem ser mais facilmente alcançados, afinal de contas, a abordagem é voltada justamente aos problemas e às falhas existentes.

Fortalecimento do conceito de treinamento

Autores como Tachizawa, Ferreira e Fortuna reforçam a importância da compreensão do conceito de treinamento no livro “Gestão com pessoas: uma abordagem aplicada às estratégias de negócios”. Eles apontam principalmente que focam na preparação das pessoas para a execução imediata de tarefas peculiares a cada cargo ou função.

Delimitação das ações de desenvolvimento

Em “Administração de Recursos Humanos”, Milkovich e Boudreau fazem uma boa definição das demandas de desenvolvimento que consistem no aprimoramento a longo prazo dos conhecimentos obtidos além das habilidades e aptidões pessoais e profissionais.

learning agility, por exemplo, é considerado um método de aprendizagem e também uma habilidade do profissional de ter a capacidade de aprender rápido e encontrar soluções plausíveis para a demanda mesmo em situações adversas.

Essa habilidade deve ser constantemente aprimorada em ações de desenvolvimento e são requeridas sobretudo para cargos gerenciais.

Fatores determinantes para a concepção dos treinamentos

Em “Recursos Humanos”, um dos livros mais aclamados da área, Chiavenato aponta quais são os fatores e elementos que devem constar na estruturação dos treinamentos. Segundo o autor, eles devem envolver:

  melhores métodos e meios para a transmissão de informações;

  desenvolvimento das aptidões necessárias para o cargo ou a função a ser tratada pelo treinamento;

  aprimoramento dos comportamentos e atitudes profissionais necessárias para a atividade em questão;

  esclarecimento de conceitos, regras e processos relevantes.

Além dos autores do tema, é preciso considerar que uma das principais estratégias para o sucesso da área de Treinamento e Desenvolvimento é a personalização e a adequação do setor de acordo com as demandas do negócio.

Uma empresa com um grande volume de cargos operacionais como call centers terceirizados, por exemplo, terá uma demanda totalmente diferente de outra que atue na área de consultoria para sistemas de gestão.

Além dos nichos, questões relacionadas à rotatividade, desafios geográficos para empresas com grande número de franquias ou filiais também serão pontos de diferenciação na construção do T&D e na escolha das ferramentas que ele adotará para aprimorar o conhecimento de seus colaboradores.

As práticas de um bom profissional de T&D

Parte fundamental na estratégia de T&D, a equipe ou o gestor responsável pela área precisa ter competências específicas para o bom desempenho de suas atividades profissionais.

Ele precisa demonstrar tanto para a diretoria como para os colaboradores que são o público-alvo de suas ações a importância da adesão aos treinamentos e desenvolvimentos propostos.

Entre suas principais competências e boas práticas, é possível destacar aquelas com efeitos mais estratégicos e expressivos.

 

Por treinamento entende-se todas as ações para tornar o profissional competente para exercer suas funções, aumentar seu potencial de conhecimento e capacidade de execução das atividades ou prepará-lo para um novo cargo e processo.

Capacidade analítica

Como já foi mencionado, é preciso analisar o T&D tomando como base as métricas do setor de RH e dos setores específicos.

O profissional responsável pela área deve ter conhecimentos sobre os conteúdos e métodos de aprendizagem, mas também saber avaliar o desempenho das estratégias e propor melhorias a partir de seus indicadores de sucesso.

Além disso, essa capacidade analítica também envolve um conhecimento amplo capaz de permitir sua contribuição para tomadas de decisão que afetem individualmente os setores e, de forma global, todo o negócio.

É o caso da adoção de um novo sistema na área de marketing. Sabendo que ele será capaz de gerar mais potenciais compradores para a área comercial, o profissional da área de T&D pode, em conjunto com os gestores responsáveis pelos setores, buscar soluções de desenvolvimento.

Questões como melhoria da gestão do tempo, motivação, revisão de conhecimentos técnicos, habilidades de negociação e demais temas podem ser previamente trabalhados garantindo que a equipe comercial estará preparada para atender as novas demandas, por exemplo.

Habilidade de contextualização

A contextualização consiste basicamente em pegar as variáveis e os novos desafios identificados na fase de análise, mapear e sugerir os temas e assuntos que deverão ter uma abordagem mais específica.

Ou seja, com sua habilidade de contextualização, o profissional indicará uma estrutura para os conteúdos a serem trabalhados, e poderá, inclusive, indicar quais meios e formatos de treinamento abordar.

Na Telefonica ED, por exemplo, os conteúdos e treinamentos podem ser apresentados em plataformas digitais, pílulas de conhecimento; presencialmente ou no local mais adequado de acordo com as necessidades e preferências do público.

Para essa escolha, uma consultoria detalhada deve ser feita, e, enquanto a equipe operacional for direcionada ao ensino a distância, os líderes e colaboradores-chave dos projetos podem receber seus treinamentos em simuladores, estudos de casos e demais métodos de aprendizagem presenciais.

Potencial criativo e flexibilidade

Existem diversos métodos e meios para a transmissão do conhecimento. O profissional de T&D deve saber avaliar quais deles são os mais adequados para cada demanda, ou, em alguns casos, cada colaborador.

Além disso, é preciso ser criativo para criar calendários de treinamentos que contemplem as diversas demandas anuais incluindo conteúdos de reciclagem, campanhas comerciais, reuniões de alinhamento das equipes, planos de metas e demais estratégias que possam ser utilizadas paralelamente para moldar a performance dos profissionais.

Didática e capacidade de prender a atenção do seu público

A didática também deve ser uma característica do profissional dessa área pois ela servirá tanto para a criação e aplicação de conteúdos, como para a análise e contratação de empresas terceirizadas, instrutores autônomos e demais entidades de ensino.

Isto é, mesmo que não seja o próprio instrutor, ele deve ter sua habilidade de didática aprimorada para dar diretrizes e apontar os meios e métodos que melhor se adequarão aos seus colaboradores para aqueles que executarão os serviços.

Bom relacionamento em todos os níveis organizacionais

Networking é fundamental em todos os cargos e não é diferente na área responsável pelos treinamentos e desenvolvimentos da empresa. Isso porque essa área é vista como uma fonte de custos em muitas organizações. Logo, fazer com que essa visão mude a partir do bom relacionamento e acesso aos gestores é essencial.

Da parte dos demais colaboradores, o bom relacionamento garante engajamento e motivação para a realização dos treinamentos, o que nem sempre acontece.

Potencial motivador

Além do relacionamento, outro fator que pode contribuir para a aderência aos planos de capacitação e desenvolvimento é o potencial motivador do responsável pela área.

Para isso, o profissional precisa reunir suas outras habilidades como a analítica, de contextualização, etc., para criar métodos que se sustentem para a motivação e o engajamento nos treinamentos.

Aplicar provas, criar métodos de aprovação, valorizar os melhores desempenhos e até mesmo atrelar as possibilidades de promoção à realização dos cursos podem ser algumas dessas medidas que, além de motivadoras, garantem que o conteúdo seja realmente absorvido e colocado em prática.

Aliás, garantir que o conhecimento seja colocado em prática é uma das responsabilidades mais importantes desses profissionais, afinal de contas, o objetivo de transmitir conhecimento é melhorar desempenhos e resultados.

Os benefícios da adoção do T&D em organizações

Capacitar funcionários tem efeitos imediatos no desenvolvimento de suas atividades: os erros de execução são reduzidos assim como há uma melhoria em seus resultados. Outras consequências positivas também podem ser percebidas.

Criar uma equipe de alto desempenho

Funcionários mais capacitados em suas funções podem realizar suas atividades com maior eficiência e agilidade, ou seja, eles se tornam mais produtivos e seus resultados são melhores, incluindo o bom uso dos recursos do negócio.

Aumentar a qualidade dos serviços e produtos

Com melhorias no conhecimento dos recursos humanos, os profissionais podem identificar falhas e gargalos nos processos que podem ser melhorados. Isto é, eles podem se tornar mais inovadores e capazes de melhorar a qualidade dos serviços e produtos da empresa.

Reter talentos e conhecimento na empresa

Um dos elementos valorizados pelos profissionais no mercado é a possibilidade de aprender e se desenvolver ao longo da carreira. Empresas que oferecem essa possibilidade tendem a reter seus talentos humanos por mais tempo, o que paralelamente aumenta a influência de tais profissionais no desempenho daqueles menos experientes.

Com uma área de T&D bem equipada e atuante, a empresa pode conquistar todos os objetivos e planejamentos que direcionem a equipe para uma melhor performance competitiva, pois ela garante a redução dos custos e a melhoria dos resultados alcançados.

O T&D como vantagem competitiva

Já existe um foco na vantagem competitiva do T&D ao abordar que ele proporciona a melhoria da execução de processos e a retenção de colaboradores e talentos profissionais visto que isso deixa o modelo da empresa mais eficiente.

Também faz com que os setores sofram menos com a rotatividade de funcionários que, quase sempre, afeta a qualidade dos serviços e processos internos.

Com um setor de Treinamento e Desenvolvimento, uma empresa pode ter suas estratégias e calendários de treinamentos melhor geridos.

Isso significa dizer que a área de T&D usará seus conhecimentos e ferramentas para escolher como sua grade de cursos deverá ser melhor distribuída entre seus canais de aprendizagem otimizando os investimentos em plataformas de ensino, aulas presenciais e demais mídias eventualmente escolhidas.

Ou seja, se um conteúdo precisa ser largamente distribuído, mas com critérios que garantam sua aplicação imediata nas atividades dos colaboradores, a equipe de T&D pode optar por pílulas de conhecimento para uma pulverização ágil combinada com um módulo na plataforma de conhecimento digital da empresa.

Além desses fatores, com uma equipe interna focada nos conteúdos de treinamentos e desenvolvimentos, a empresa pode assegurar que estudos de casos, exemplos e exercícios de fixação do conhecimento sejam compatíveis com a realidade vivida por seus colaboradores.

Então, como realizar uma estruturação básica do setor focado no treinamento e desenvolvimento de funcionários?

A estruturação e aplicação do T&D

Antes de mais nada, é preciso alinhar as técnicas de aprendizado, os objetivos do negócio e definir a forma de avaliar o desempenho. Uma boa prática para isso é dividir o processo em quatro etapas sequenciais.

Diagnóstico

O primeiro passo é avaliar as demandas atuais de cada setor, como trabalhá-las, quem serão os beneficiados com a melhoria do conhecimento, resultados que poderão ser percebidos no negócio, etc. Trata-se de um mapeamento completo sobre tudo que precisa ser melhorado.

Planejamento

A partir do levantamento feito, será necessário responder questionamentos sobre qual o conteúdo a ser abordado, qual o tipo de curso ou capacitação promover; determinar um calendário passível de ser executado e, claro, qual meio será utilizado.

planejamento precisa considerar os custos envolvidos em cada escolha para que a etapa seguinte possa ser realizada, afinal, sem a aprovação de seu orçamento não é possível dar continuidade à estruturação.

Implementação

Com a aprovação, é preciso colocar as variáveis do negócio e dos colaboradores que podem impactar no sucesso da implementação e como reagir a eles. Dentre elas, destacamos escala de funcionários, distância geográfica entre os participantes, perfis e compatibilidade entre níveis hierárquicos e setores trabalhados.

Isso garantirá que as melhores escolhas e adaptações sejam feitas para o sucesso do repasse do conhecimento.

Avaliação

Após a implementação, é preciso acompanhar os resultados tanto dos treinamentos e das ações de desenvolvimento propostas, como os seus efeitos nas rotinas de trabalho e no relacionamento com o cliente final.

Se houver a necessidade de melhorias, a avaliação indicará quais pontos não atingiram as expectativas e a capacidade analítica dos profissionais do setor de T&D permitindo que eles encontrem os elementos que precisam de uma calibragem para que o resultado ideal seja alcançado.

Tendências do T&D para aplicar nas empresas

Entendida sua dinâmica, é hora de avaliar as tendências do setor e ponderar sobre quais delas devem fazer parte da realidade do negócio.

Foco nos indicadores de desempenho

A área de T&D entrará cada vez mais na estratégia de medir sua eficiência e provar sua importância por meio de indicadores de desempenho. Assim, quanto mais compatíveis com as atividades do setor, melhor será seu acompanhamento e sua gestão.

Combinação de treinamentos presenciais com plataformas virtuais

A área de T&D provará cada vez mais sua habilidade de escolher os melhores recursos e meios para a aprendizagem. Conteúdos poderão ser trabalhados exclusivamente em um método ou mesclar mais de um para beneficiar a experiência de aprendizagem.

Curadoria de conteúdos

Além dos cursos e treinamentos, a área de T&D também trabalhará mais intensamente com outras maneiras de disponibilizar o conteúdo. Isso inclui também uma curadoria de temas fundamentais e complementares ao que estiver sendo tratado no desenvolvimento.

Instrutores com maior capacidade de influência

Além de transmitirem conhecimento da forma tradicional, os instrutores também acompanharão seus alunos após os cursos atuando como coaches. Assim, eles poderão dar dicas práticas sobre a aplicação e as motivações mais adequadas.

O passo a seguir para colocar o T&D em destaque na empresa

Conhecer essas tendências e estudar a base do T&D certamente cria expectativas e interesse dos profissionais da área em colocá-lo em destaque na empresa, mas considerando que muitas delas ainda o enxergam como um custo para o negócio, o que fazer?

O primeiro ponto é construir argumentos que sejam compreensíveis para os diretores, em outras palavras, usar métricas e históricos de desempenho que demonstrem a eficiência dos treinamentos na produtividade da equipe assim que são ministrados.

Também é possível propor a consultoria de empresas como a Telefonica ED que, por seu conhecimento sobre o setor, saberão fazer o mapeamento detalhado, bem como a argumentação necessária para o convencimento dos tomadores de decisão.

Mesmo que a área de Treinamento e Desenvolvimento esteja diretamente ligada ao setor de Recursos Humanos, é um fato incontestável que suas contribuições ultrapassam o organograma da empresa e levam benefícios claros até mesmo para os clientes.

Sua empresa já possui uma área de T&D consolidada que realmente contribui para seus resultados? Eles estão sendo corretamente medidos? Quer saber como acompanhar seus efeitos de forma mais eficiente e criar melhores estratégias a partir disso?

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