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Aprenda a elaborar um plano anual de treinamento para sua empresa

Aprenda a elaborar um plano anual de treinamento para sua empresa

Quais são os erros que as empresas mais cometem?

Independentemente do volume de tecnologia e automação embarcado na infraestrutura de uma empresa, os recursos humanos sempre estarão entre os fatores mais cruciais para o sucesso de seus resultados. Por esse motivo, é essencial criar um plano anual de treinamento e desenvolvimento.

Assim como nas demais estratégias corporativas, é primordial saber o status atual da capacitação dos colaboradores para determinar o nível a que se pretende chegar, bem como o caminho mais eficiente para alcançá-lo. Quando bem desenvolvido e executado, o plano anual de treinamento tem esse poder na gestão dos recursos humanos.

Neste post, mostraremos não somente como elaborá-lo, mas também indicaremos os pontos estratégicos e as ferramentas mais eficazes para seu sucesso. Acompanhe!

O que é um plano anual de treinamento?

Um plano anual de treinamento é um instrumento indispensável para que a empresa estruture as capacitações e os cursos necessários para que seus colaboradores adquiram conhecimentos e desenvolvam habilidades nos níveis ideais para a conquista dos objetivos organizacionais.

Assim, tudo o que a companhia precisar elaborar em Treinamento e Desenvolvimento (T&D) para viabilizar as metas gerais do negócio poderá ser estimado, orçado e reservado para sua execução ao longo do ano.

Se um negócio pretende expandir suas operações e locais de atendimento regionalmente, por exemplo, deve incluir em seu plano anual de treinamento uma estimativa de quando os recursos humanos serão treinados, em que ambientes, com quais métodos e instrutores — internos ou terceirizados.

O plano anual de treinamento também deve contemplar cargos e funções que exigem certificações específicas com vencimento no ano corrente.

Acompanhando as tendências, diversos bancos privados estão digitalizando as funções de gerentes de conta. Esses, porém, precisam ter certificações específicas da Associação Brasileira das Entidades dos Mercados Financeiros e de Capitais (ANBIMA) para tratar de assuntos e produtos bancários, tais como investimentos e empréstimos.

O plano anual também deve prever cursos preparatórios para o bom desempenho dos colaboradores nas provas realizadas com a finalidade de renovar suas certificações.

No fim das contas, portanto, todos os elementos de capacitação que forem primordiais para os profissionais da empresa desempenharem suas funções adequadamente devem constar no plano anual de treinamento, bem como aqueles que forem necessários para preparar os recursos humanos para projetos futuros.

Qual a sua importância?

O plano anual de treinamento é um instrumento essencial para a estratégia do negócio, pois permite que a força de trabalho esteja capacitada e habilitada para exercer suas funções e atingir suas metas. Entenda melhor!

Cumprir obrigatoriedades legais

Empresas de maior porte e de mercados específicos podem ter que cumprir obrigatoriedades legais quanto à oferta de determinados cursos e treinamentos.

Com um plano, cursos de primeiros socorros, de brigadistas, Semana Interna de Prevenção de Acidentes do Trabalho (SIPAT), entre outros, podem ser organizados de acordo com um calendário favorável para a organização.

Ter a equipe pronta no momento certo

O planejamento anual também é importante para se conseguir concluir os treinamentos e as preparações em tempo hábil, de forma que a equipe esteja pronta para agir em expansões de mercado e demais estratégias do negócio.

Oferecer soluções emergenciais

Empresas com uma alta taxa de rotatividade também precisam considerar esse aspecto em seu planejamento e, portanto, ter uma solução de desenvolvimento que consiga suprir ocorrências que nem sempre podem ser previstas.

Tornar a empresa mais inovadora e produtiva

Garantir que os colaboradores estejam sempre no máximo em termos de capacitação também contribui para que a empresa se torne mais produtiva e inovadora.’

Com os métodos de aprendizagem certos e canais que incentivem a participação dos profissionais para sugerir novas ideias e projetos, a empresa pode colocar seus talentos humanos a serviço de sua evolução no mercado.

Motivar e valorizar a equipe

Planos de capacitação contínua também influenciam positivamente a motivação e a retenção de funcionários na empresa. Isso acontece porque o planejamento é visto como um investimento nos profissionais, que além de usarem tais conhecimentos na sua rotina de trabalho também potencializam seu currículo para futuras oportunidades de crescimento.

Como estruturar um plano anual de treinamento?

Além do planejamento estratégico do negócio, que dará o direcionamento para toda a organização, apontando suas futuras demandas, um diagnóstico da situação atuale dos pontos a serem trabalhados também é essencial. Uma boa estruturação prevê as etapas a seguir.

Faça um diagnóstico dos problemas

Para diagnosticar corretamente os problemas da empresa, é preciso avaliar todos os seus setores, processos, interações, tecnologias usadas, relacionamentos externos, leis vigentes e quaisquer outros pontos que influenciem o conhecimento e as habilidades requeridas dos profissionais.

Além disso, é importante considerar também os diferenciais que a companhia deseja oferecer para seus clientes, questões e barreiras regionais que times de colaboradores podem ter que resolver e demais aspectos que devem ser trabalhados por meio de treinamentos.

Como mencionamos, a rotatividade é um dos problemas que podem ser identificados em alguns setores, enquanto a necessidade de capacitar profissionais para usar determinada ferramenta pode ser o desafio de outra área da empresa.

O diagnóstico deve contemplar todas as áreas e os níveis organizacionais, considerando principalmente que o aprendizado contínuo pode ser uma meta geral.

Elabore o programa de treinamento

Com base nos levantamentos e diagnósticos feitos, já é possível criar um programa de treinamento e desenvolvimento, considerando inclusive a diferenciação existente entre eles.

A nomenclatura treinamento é mais usada para definir cursos e métodos de aprendizado que se propõem a capacitar os profissionais para o uso de ferramentas com conteúdos de curto prazo. Abordam, portanto, técnicas e competências específicas.

Já no caso do termo desenvolvimento, sua aplicação se dá para processos mais amplos, que envolvem capacitações mais complexas e de aprimoramento de carreira.

Essa divisão deve acompanhar a distribuição de cursos e capacitações por todo o organograma, o que inclusive ajuda a identificar os melhores métodos para cada tipo de conteúdo.

Os treinamentos técnicos, por exemplo, podem ser disponibilizados em plataformas de Ensino a Distância (EaD). Já os cursos de desenvolvimento, como aqueles criados para líderes, podem ser oferecidos na modalidade presencial, que favorece a interação entre os participantes e o instrutor.

As capacitações também podem ser terceirizadas com empresas e entidades de ensino especializadas, como é o caso dos MBAs.

Execute os treinamentos

Considerando os diagnósticos realizados e as possibilidades estudadas, a execução dos treinamentos deve ser colocada em prática. Isso significa contratar as terceirizações necessárias, como plataformas EaD e instrutores especializados, cotar locais para eventos maiores, fazer orçamentos para não ultrapassar o valor estimado para cada treinamento e assim por diante.

Organização geral

A contratação de empresas especializadas na organização e condução de cursos pode ser um investimento com grandes retornos em termos de qualidade e economia.

Afinal, o conhecimento sobre a elaboração de eventos envolvendo deslocamento de equipe, hospedagem, locação de espaços, credenciamento de participantes, desenvolvimento de material didático e até mesmo conveniências, como lanches e refeições especiais, pode ser crucial para o alcance dos resultados esperados.

Algumas empresas têm inclusive demandas específicas para treinamentos que exigem atividades externas, lúdicas e em lugares pouco convencionais.

Lembre-se de que é fundamental pesquisar empresas que sejam referências no mercado para fazer boas contratações. Caso contrário, o investimento pode não trazer retornos substanciais.

Canais e métodos

O conhecimento de empresas especializadas também pode ser crucial na hora de definir e desenvolver os canais de aprendizados mais adequados para o negócio.

Atualmente, existem muitas soluções de aprendizagem para o mundo corporativo. Plataformas EaD, soluções mobile e até games podem compor o programa de desenvolvimento profissional oferecido para os colaboradores de uma empresa.

Além disso, maneiras de incentivar a execução e o bom desempenho nos treinamentos também devem ser analisadas e executadas nos canais escolhidos.

Se uma empresa opta por fazer cursos de reciclagem do conhecimento em plataformas online, por exemplo, não terá total controle da participação de seus funcionários. Nesse contexto, algumas técnicas de gamificação, mentoria e aprendizado sequencial podem direcionar o esforço de aprendizado dos funcionários.

A gamificação, por exemplo, emprega no andamento de cursos e avaliações elementos que remetem à estrutura de um jogo, o que incentiva os profissionais a participar e obter os melhores resultados possíveis.

A mentoria, por sua vez, envolve outros profissionais mais experientes para aconselhar as escolhas, as ações e o desenvolvimento de carreira. O emprego desse recurso é mais comum para cargos gerenciais.

Por fim, o aprendizado sequencial cria um sentido único de cursos que seriam pré-requisitos para a realização dos próximos.

Considerando que cada função e cargo deve ter uma gama de cursos personalizados, a evolução pode ser acompanhada pelos gestores e as métricas de aprendizado podem ser incorporadas às metas do profissional — o que seria uma outra vertente de motivação e engajamento.

 

"Por meio de métricas e indicadores de desempenho individuais, os profissionais podem acompanhar sua evolução, identificar a necessidade de trabalhar pontos fracos"

Analise os resultados

Por meio de métricas e indicadores de desempenho individuais, os profissionais podem acompanhar sua evolução, identificar a necessidade de trabalhar pontos fracos e até mesmo verificar quais cursos e treinamentos disponíveis são aconselháveis para eles. Essa gestão pessoal envolve ainda mais os colaboradores em seu desenvolvimento contínuo.

Além de proporcionar esse acompanhamento individual, a empresa precisa ter métricas para verificar a evolução do plano anual de treinamento. É essencial, portanto, não só definir as métricas como usar ferramentas para mensurá-las e fazer um acompanhamento frequente.

Taxa de participação em treinamentos, evolução nos cursos sequenciais e alcance das notas mínimas estipuladas são alguns dos parâmetros que podem ser usados para medir e acompanhar o sucesso do plano anual de treinamento. Confira outras possibilidades:

• taxa de adesão: refere-se à quantidade de colaboradores que executaram o curso, devendo ser comparada ao total de ofertas;

• taxa de abandono: contabiliza a quantidade de profissionais que iniciaram e abandonaram o curso, sendo importante investigar o motivo da desistência para avaliar se houve falha na ferramenta ou se o conteúdo estava desalinhado, por exemplo;

• média de avaliação da satisfação com o curso: em plataformas EaD, é possível determinar que os participantes deem uma nota para a relevância do conteúdo ao final dos cursos, sendo possível assim constatar a satisfação dos colaboradores e avaliar se o conhecimento tem um aspecto prático para ser empregado na rotina de trabalho;

• tempo médio de treinamento por profissional: podendo ser segmentado por função ou nível hierárquico, esse é um indicador fundamental obtido por meio da comparação entre o volume da carga horária de trabalho mensal dos funcionários e o tempo dedicado à capacitação;

• índice de aproveitamento de talentos para vagas internas: com funcionários mais capacitados, com boas vivências e cultura organizacional absorvida, o aproveitamento de talentos para vagas internas tende a ser mais intenso e demonstra a eficiência do plano anual de treinamento;

• turnover: trata-se do volume de funcionários que deixa a empresa, indicador que permite ao gestor avaliar, por exemplo, a qualidade dos treinamentos como benefício. Um negócio que investe em treinamentos exclusivamente técnicos e apresenta uma alta taxa de turnover, por exemplo, pode considerar a inclusão de cursos motivacionais.

Por meio da avaliação de métricas e indicadores, as estratégias desenvolvidas para o plano de treinamento vigente podem ser renovadas, melhoradas e corrigidas para o ano seguinte, tornando sua prática cada vez mais eficiente para o negócio.

Por que investir nesse plano?

Como dissemos, o plano anual de treinamento pode ser constantemente melhorado. Isso é especialmente importante uma vez que a expectativa é que os valores investidos na capacitação de profissionais sejam convertidos em resultados comerciais positivos e em redução de despesas.

Em outras palavras: o plano anual de treinamento é fundamental para tornar a empresa mais produtiva, competitiva e eficiente, oferecendo melhores serviços e produtos para os consumidores finais.

Por meio de um treinamento contínuo, o desenvolvimento das competências dos profissionais é constante, acompanhando as tendências do mercado ou até inovando!

Por outro lado, a falta de investimento em treinamento e desenvolvimento pode gerar algumas consequências ruins para o negócio, como a insatisfação dos funcionários e o assédio da concorrência para captar os talentos humanos da empresa.

Criar um bom plano anual de treinamento e desenvolvimento pode ajudar a:

• motivar os funcionários: além de capacitados, eles estarão mais dispostos a executar suas tarefas e colocar em prática os conhecimentos adquiridos;

• reter talentos no negócio: isso garante que o valor investido em capacitação seja recuperado por meio de novas soluções e maior produtividade nas operações;

• melhorar a produtividade: tanto pelo domínio das competências adquiridas como pela sintonia com outros membros da equipe, independentemente do tempo de casa;

• tomar decisões acertadas: evitando que falhas atrapalhem o funcionamento do negócio ou a qualidade do relacionamento com os clientes finais;

• construir autoridade frente aos clientes: considerando que toda a equipe estará igualmente alinhada para oferecer a mesma qualidade dos serviços.

Como atualizar os colaboradores?

Depois que o plano anual de treinamento é elaborado, aprovado e seus parceiros e consultores são acionados, é necessário envolver os colaboradores que são o alvo dos cursos e fazer com que eles entendam e valorizem essa oferta. Nesse sentido, a personalização dos conteúdos é muito importante.

Conheça o perfil e as necessidades de cada profissional

Conhecer o perfil dos trabalhadores, inclusive detectando seus pontos fortes e fracos, permite determinar quais temas e conteúdos serão ideais para seu desenvolvimento profissional. Isso pode ser feito por meio de avaliações de conhecimento na fase de diagnóstico e de feedbacks dos líderes, ajudando a identificar pontos de atenção para melhorar futuros treinamentos.

Com as tecnologias atuais, é possível personalizar tanto as plataformas, como os cursos presenciais de acordo com as necessidades específicas de cada colaborador.

Divulgue as opções de curso

O primeiro passo para envolver os colaboradores é divulgar quais cursos são obrigatórios para seus cargos e quais são considerados opcionais. Isso garantirá que eles possam se programar para finalizar tudo dentro dos prazos estabelecidos.

Mas atenção: é sim importante que eles saibam quais cursos são obrigatórios e quais são opcionais, mas o ideal é que sejam encorajados a participar de todos. Isso porque, além do conhecimento técnico, aprendizados sobre relacionamento interpessoal, por exemplo, também contribuem para o sucesso dos profissionais e da empresa.

Promova a familiarização da equipe

Se a plataforma digital será inserida no plano, a familiarização da equipe com a ferramenta, por si só, já é um treinamento obrigatório. E essa etapa, aliás, deve ser tratada de modo especial, uma vez que é crucial para o sucesso de todos os passos dali para frente.

Criar turmas pequenas, produzir vídeos introdutórios e elaborar manuais podem ser ações necessárias. Especialistas e consultores podem ajudar a determinar quais são os métodos mais eficazes para introduzir a ferramenta.

O mesmo é necessário para as soluções mobile, se for o caso, assim como para as técnicas de aprendizagem que serão adotadas.

Seja um exemplo de engajamento

Líderes e diretoria devem participar ativamente das atividades e demonstrar apoio ao plano anula de treinamento, servindo de exemplo de participação e boa performance nas plataformas de conhecimento.

Premie os melhores desempenhos

Com os primeiros resultados, os melhores desempenhos já devem começar a ser valorizados e premiados. Esse também é um recurso para engajar os demais colaboradores em suas participações nas plataformas e nos treinamentos presenciais.

Quais são as vantagens?

Ao estabelecer metas para seus negócios, os gestores conseguem estimar o investimento necessário para alcançá-las e as receitas que poderão ser geradas, assim como podem estabelecer ações que deverão ser executadas para garantir um bom desempenho.

Para serem bem-sucedidos nesse planejamento estratégico, no entanto, precisam que sua infraestrutura e que os recursos humanos estejam prontos e engajados com o projeto.

Ter uma equipe sempre capacitada permite que a empresa consiga enfrentar desafios de maneira inovadora, propondo novas soluções e garantindo uma competitividade crescente.

Compartilhado entre colegas de trabalho, o conhecimento adquirido é retido por mais tempo na empresa. Equaliza-se, assim, o padrão de qualidade.

Outra vantagem é que substituições emergenciais são realizadas com sucesso. Isso acontece porque a ausência de um funcionário-chave pode ser amenizada por outro que tenha ao menos conhecimentos básicos sobre os processos e as tarefas de responsabilidade do primeiro.

Por que investir em treinamento?

Como você pôde constatar no tópico anterior, o sucesso do plano anual de treinamento depende do envolvimento de todos os colaboradores, o que, por sua vez, ajuda no estreitamento das relações entre os membros das equipes. Mas há outros benefícios de investir em treinamentos para o time. Veja!

Capacitação profissional

De forma geral, os profissionais se tornam mais capacitados para as rotinas de trabalho. Mesmo que estejam em níveis diferentes de evolução do aprendizado, a troca de conhecimento permite que a qualidade dos serviços seja uniformizada em um nível mais elevado.

Desenvolvimento pessoal

Os profissionais serão desenvolvidos também no aspecto pessoal, o que traz satisfação e reconhecimento da influência da empresa em suas conquistas. Em outras palavras: o senso de gratidão é assimilado por membros da equipe que são beneficiados pelos treinamentos e desenvolvimentos oferecidos.

Clima organizacional

Com funcionários mais satisfeitos e com uma menor incidência de erros e pontos de conflitos entre gestão e equipe, o clima organizacional tende a melhorar consideravelmente. Isso favorece a produtividade, bem como motiva impulsos inovadores.

Produtividade ampliada

Com menos erros ou dificuldades de execução, toda a operação se torna mais produtiva e eficiente, o que favorece diretamente o retorno sobre o investimento em cursos e capacitações oferecidas aos colaboradores.

Confiança elevada

Os profissionais passam a se sentir mais seguros em relação a suas competências e capacidades. Não só o nível de confiança em suas próprias ações aumenta consideravelmente como a confiança dos gestores também aumenta perante suas equipes.

Rotatividade reduzida

Outro benefício é a diminuição da rotatividade em todos os níveis organizacionais. Em setores operacionais, por exemplo, essa redução evita custos com reposição de mão de obra e danos relacionados ao volume de serviços realizados.

Nos níveis gerenciais, a diminuição da rotatividade garante que as competências desenvolvidas e o investimento em capacitações sejam aproveitados em melhores estratégias para o negócio, evitando também que o talento profissional seja aproveitado pela concorrência.

Credibilidade corporativa

A alta satisfação dos funcionários e os bons índices de sucesso com os clientes mostram que investir em treinamentos e capacitações alavanca a credibilidade da empresa no mercado, gerando novos negócios e investimentos.

Como implantar o plano?

Como o plano anual de treinamento precisa ser desenvolvido de acordo com as necessidades e os objetivos organizacionais, as primeiras ações devem ser:

• conquistar o apoio da diretoria;

• fazer um levantamento das necessidades e metas da organização;

• avaliar as soluções de treinamento internas e externas;

• realizar orçamentos prévios para uma estimativa de custos;

• obter aprovação da diretoria;

• iniciar os primeiros passos para executá-lo dentro do calendário proposto.

O plano anual de treinamento dá a diretriz necessária para que o desenvolvimento dos profissionais esteja alinhado com as necessidades do negócio, seja para corrigir suas fraquezas ou para conquistar novos mercados.

Quer saber mais sobre como otimizar os treinamentos e as capacitações dos funcionários da sua empresa? Siga nosso perfil no LinkedIn e acompanhe nossos artigos.

  • plano anual de treinamento


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