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Saiba como funciona o levantamento de necessidades de treinamento

Saiba como funciona o levantamento de necessidades de treinamento

O papel do RH nas organizações tem se tornado cada vez mais estratégico. É essa área, afinal, a responsável por encontrar os melhores talentos do mercado, mantendo-os motivados e capacitados no ambiente de trabalho. Para isso, é fundamental realizar o Levantamento de Necessidades de Treinamento (LNT).

Esse processo é feito pelo time de Treinamento e Desenvolvimento (T&D) com o propósito de garantir que os investimentos feitos em capacitação gerem os melhores resultados possíveis. Porém, sua implementação nem sempre é feita da forma correta, consequentemente não funcionando como deveria. É importante, assim, compreender bem todo o processo para aproveitar ao máximo seus benefícios.

Pensando justamente nisso é que resolvemos criar este guia, apontando as principais informações sobre o Levantamento de Necessidades de Treinamento para facilitar o emprego dessa prática no seu negócio. Leia até o final para se tornar um verdadeiro expert no assunto!

O que é o LNT?

O Levantamento de Necessidades de Treinamento é um conjunto de práticas que reúne as informações necessárias para determinar quais profissionais e times precisam de capacitação. E isso vale tanto para habilidades práticas como para desenvolvimento comportamental.

O objetivo do LNT é otimizar os investimentos feitos em treinamentos, de forma a melhorar as habilidades da equipe com base nas necessidades da empresa. O método ajuda a determinar metas de curto, médio e longo prazos em termos de desenvolvimento interno e seu impacto nos resultados corporativos.

Para isso, os colaboradores de T&D precisam criar um processo bem alinhado de avaliações e análises de dados da equipe. Essas informações devem ser usadas para determinar quais treinamentos são mais importantes para a organização, devendo assim ser priorizados pela área de Recursos Humanos.

Além disso, o LNT permite identificar as maiores deficiências de cada colaborador, bem como dos times, partindo daí para pensar em maneiras de proporcionar conhecimento. O foco, claro, está lá no fim, na otimização dos resultados da empresa.

Esse processo ainda ajuda na antecipação de problemas de desempenho, já que os dados coletados permitem a construção de um banco histórico de informações, apontando para os comportamentos mais comuns em termos de performance.

Usando esse banco de dados, o time de T&D pode, por exemplo, concluir que treinamentos trimestrais são mais eficazes que bimestrais ou que a melhor forma de não ter baixa na qualidade de entregas do quadro de funcionários é criando um processo de onboarding mais eficiente.

Esse mesmo time pode chegar à conclusão de que as áreas administrativas aprendem melhor com workshops e incentivos à continuação dos estudos em outras instituições, enquanto profissionais de produção respondem melhor a treinamentos internos. Cada caso pedirá uma solução.

Adotar esse modelo é importante para que a área de Recursos Humanos aumente sua visibilidade e importância dentro da organização, seguindo as tendências do mercado atual. E continue a leitura, porque vamos falar mais sobre isso no próximo tópico!

Qual a importância da área de T&D?

Nos últimos tempos, o papel do setor de Recursos Humanos dentro das organizações mudou bastante. O que era antes considerado um departamento operacional se transformou em uma das frentes mais importantes de qualquer negócio. Essa mudança é conhecida no mercado como RH 4.0.

Uma empresa que adota o RH 4.0 passa a contar com um departamento focado em contribuir com as metas e os objetivos gerais da organização. Para isso, é fundamental que esse time tenha uma divisão de Treinamento e Desenvolvimento.

As atividades do time de T&D impactam diretamente na eficiência do corpo de funcionários da organização. Afinal, com treinamentos e capacitações bem elaborados, os colaboradores se tornam mais produtivos e satisfeitos com seu trabalho, o que automaticamente faz com que o negócio se torne mais competitivo.

Por isso, quando o RH adota medidas como o LNT, ele avança na transformação da área para o modelo RH 4.0, aumentando sua eficiência e importância dentro da empresa. Por essas e outras, o T&D é fundamental para o sucesso tanto da área de Recursos Humanos como da organização como um todo.

Quais os benefícios de investir no LNT?

Além de ajudar a área de RH em sua transição para um modelo de atuação mais estratégico, o LNT propicia diversos benefícios para a organização como um todo. Listamos aqui alguns dos principais para mostrar a importância de adotar essa prática. Acompanhe!

Otimização dos investimentos

O primeiro benefício de adotar o Levantamento de Necessidades de Treinamento é a possibilidade de otimizar os investimentos da área de RH em capacitação e no preparo dos colaboradores.

A prática permite usar dados para identificar com precisão quais setores precisam de treinamentos, quais exatamente devem ser essas capacitações e as melhores formas de construir esse conhecimento. Tudo isso é feito de forma sistemática, com mais rapidez e eficiência que os métodos tradicionais.

Além disso, se a área usar um software de gestão, conseguirá automatizar parte do processo, como a aplicação de questionários e a análise de dados, aumentando ainda mais esses resultados.

Qualificação dos funcionários

Não restam dúvidas: com treinamentos feitos da forma certa, os funcionários se desenvolvem melhor. Nesse cenário, o time deixa de perder tempo com capacitações desnecessárias, passando a participar apenas das que realmente importam, aquelas que são interessantes para seu papel dentro da organização.

Além disso, quando os funcionários precisam realizar procedimentos que não fazem sentido algum para eles, o mais comum é que sua atenção disperse e que o aprendizado seja bem menor. Por outro lado, ao passarem por treinamentos adequados, os resultados são impressionantes.

Redução de custos

A otimização da definição e da execução de treinamentos reduz os custos da empresa, pois elimina investimentos desnecessários. O retorno de cada capacitação também é maior, uma vez que a qualidade do aprendizado aumenta e os funcionários produzem mais para o negócio.

Outro custo eliminado diz respeito à perda de funcionários qualificados graças a um ambiente de trabalho de baixo desafio e motivação. Quando todo o quadro de funcionários é preparado e desenvolvido corretamente, o nível de desempenho é equiparado.

Competitividade do negócio

Obviamente, se o corpo de funcionários está sendo bem preparado e capacitado para produzir mais e melhor, os resultados do negócio também tendem a melhorar, bem como sua competitividade no mercado. Assim, a empresa se torna mais forte e preparada para lidar com desafios.

Além disso, negócios que investem em treinamentos para capacitar seus colaboradores e aumentar seu desempenho acabam preparando melhor o time para mudanças e adoção de novas tecnologias. Essa prática cria uma empresa mais flexível para passar pelas diversas mudanças da transformação digital, uma das maiores preocupações do mercado atual.

Satisfação dos colaboradores

Por fim, os colaboradores tendem a ficar mais satisfeitos com a aplicação do LNT pelo RH. Isso acontece porque eles passam a receber treinamentos que realmente importam, aumentando suas chances de crescer na carreira e deixando de perder tempo com capacitações sem sentido.

Como implementar o LNT na empresa?

Como falamos brevemente, o Levantamento de Necessidades de Treinamento é feito por meio de um conjunto de práticas. Você vai conhecer todas essas práticas agora, já sabendo que podem ser usadas individual ou associadamente para criar um processo específico para a empresa.

Avaliação de desempenho

A primeira prática consiste em acompanhar de perto as avaliações de desempenho dos funcionários ou até mesmo criá-las quando não existentes entre as áreas. Esse processo permite avaliar se o nível de trabalho e as habilidades de cada colaborador atendem às expectativas do cargo.

Com essas informações em mãos, o time de T&D pode organizar capacitações específicas para cada funcionário ou para determinados grupos de pessoas. O segredo é sempre pensar na relevância da capacitação para aquelas pessoas.

Resposta a questionários

A realização de pesquisas por meio de questionários permite que os próprios colaboradores indiquem quais treinamentos e capacitações gostariam de receber. Para otimizar essa prática, pergunte como aquele conhecimento será aplicado na atuação do profissional. Assim, a empresa investe apenas em processos que realmente impactam nos resultados.

Essa prática também é importante para identificar oportunidades e possibilidades que o time não considerou e não encontrou em suas análises de dados. Afinal de contas, os próprios funcionários são as melhores pessoas para indicar aquilo que pode melhorar sua rotina de trabalho.

Entrevistas com supervisores e gerentes

O time de T&D também pode obter informações por meio de entrevistas com os gerentes e supervisores das equipes. Como esses profissionais têm muito conhecimento tanto sobre o negócio como sobre o próprio time, oferecem insights únicos sobre fatores que impactam nos resultados.

Nessa fase, questione sobre os processos do time, os resultados obtidos, as evoluções dos últimos meses, o acompanhamento de metas e a produtividade em geral. Também vale a pena pedir informações sobre o cotidiano de trabalho e as dificuldades encontradas.

Conhecendo todos esses dados, é mais que possível definir exatamente o que cada equipe precisa. Além disso, os próprios gestores podem dar sugestões de soluções para as lacunas encontradas por eles no dia a dia da equipe.

Mas atenção para uma dica importante: é preciso lembrar que esses profissionais também precisam ser avaliados e receber treinamentos! Considere, portanto, as informações sobre eles ao tomar qualquer decisão.

Análise de dados

Outra prática que contribui (e muito) para determinar os treinamentos necessários para melhorar a qualidade de trabalho dos funcionários é a análise de dados sobre eles.

Informações sobre tempo de trabalho, produtividade, alcance de metas, atrasos, faltas, índice de turnover nas equipes, avaliações da gestão, reclamações e elogios sobre gestores podem indicar quando um determinado time precisa de atenção e outro está dentro do desenvolvimento esperado, por exemplo.

Acompanhamento de processos

Os profissionais do RH também podem acompanhar mais de perto os processos dentro de um time para compreender os problemas e as lacunas identificadas. Que tal se um membro do setor de T&D passar um dia (ou mais) avaliando processos para entender mais a fundo o ambiente, determinando assim as melhorias necessárias?

Exames de colaboradores

Quando funcionários necessitam de conhecimentos técnicos e habilidades específicas para desempenhar suas responsabilidades, o mais indicado é realizar exames e testes sobre esses tópicos de forma periódica.

Essa prática permite acompanhar a evolução de cada colaborador, além de identificar quando cada um precisa de um novo treinamento ou de alguma capacitação especial para desempenhar bem suas funções na empresa.

Entrevista de saída

Por fim, é possível usar as informações dos profissionais que estão se desligando da organização para melhorar o treinamento dos que ficam. Para isso, o departamento de RH pode realizar uma entrevista ou aplicar um questionário focado em LNT nos últimos dias de trabalho do colaborador.

Essa prática permite identificar pontos que os colaboradores atuais não se sentem confortáveis em falar, como lacunas nos processos e deficiências gerais da empresa. Nesse momento, o feedback costuma ser bastante sincero, indicando pontos importantes de correção.

Nesse caso, um cuidado importante a tomar é considerar a forma do desligamento do funcionário. Isso porque algumas pessoas que são demitidas acabam ficando com sentimentos ruins em relação ao negócio, podendo não ser totalmente verdadeiras nessa conversa.

Como fazer a análise dos dados coletados?

Quando a empresa adota o LNT e passa a coletar informações sobre os colaboradores a fim de tomar melhores decisões sobre treinamentos e capacitações, o próximo passo só tem como ser um: fazer análises.

Para escolher as práticas usadas pelo time de T&D e analisar as informações, é importante fazer um planejamento cuidadoso, com um cronograma organizado, prevendo momentos para a coleta de dados e para a apuração do que foi levantado.

Os dados podem ser analisados de forma manual ou automática. Informações padronizadas, como entrada e saída de profissionais, são simples e rápidas de processar em softwares de gestão. Já outros dados, como entrevistas, são mais demorados e necessitam de um processo manual de análise.

Uma boa dica nesse sentido é apostar na elaboração de relatórios padronizados de análise. Dessa forma, tanto a coleta quanto a análise de dados é facilitada, uma vez que o time já sabe o que deve ser avaliado e como transformar os dados nas informações necessárias para a tomada de decisões.

Esses documentos podem ser usados nas apresentações de resultados das atividades para outras áreas do negócio. Esse passo é especialmente importante para mostrar a importância do RH na empresa, superando um dos principais desafios do LNT e de outras práticas da área.

Quais os principais desafios?

Apesar de todos os benefícios dessa prática, o LNT normalmente encontra diversos desafios nas empresas. Explicaremos a seguir os principais, aproveitando para dar dicas sobre como lidar com cada um deles. Confira!

Pouca importância dada pela gestão

Uma dificuldade bastante comum para a área de RH é mostrar para a gestão sua importância e como suas atividades podem contribuir para as estratégias globais da organização. Por perceberem a área como parte da engrenagem operacional e centro de custos, muitos gestores não valorizam adequadamente suas iniciativas.

Para lidar com isso, é essencial apostar na solidez dos dados, coletando-os e os apresentando para os decisores do negócio. Números e informações que comprovem o valor trazido pelos investimentos feitos pela área de RH tendem a mudar a opinião da gestão.

O ideal é que seja feito um levantamento sobre o quadro de colaboradores e um planejamento para o alcance das metas da organização a curto, médio e longo prazos. Isso mostra como o RH pode contribuir para os ganhos da empresa, devendo, portanto, ser valorizado.

Relutância por parte dos funcionários

Outro possível problema enfrentado pelo RH nesse sentido pode ser a relutância dos funcionários em despender tempo participando de questionários, testes e entrevistas. Sem contar que eles podem se sentir vulneráveis com as avaliações, tentando burlar suas respostas para apresentar um desempenho fora da realidade.

Para lidar com isso, é importante mostrar que o objetivo do processo é criar um ambiente de trabalho melhor, capacitando-os adequadamente. Portanto, os ganhos são deles também! Além disso, é fundamental ter o apoio da gestão para mostrar a importância do processo.

Despreparo do próprio RH

Quando passam a usar o Levantamento de Necessidades de Treinamento como parte das atividades do time de T&D, muitas empresas encontram dificuldades pelo time não ter conhecimento suficiente sobre a prática, ficando sem saber como construir um processo eficiente no negócio.

Nesse caso, a dica é procurar por parceiros para preparar a equipe responsável pela prática. Sem dúvida, o suporte de empresas especializadas em capacitação e desenvolvimento do LNT aumenta a eficiência desse processo.

Falta de orçamento

Por fim, quando a empresa não acredita no poder no LNT e no potencial do time de RH, é comum que o orçamento disponível para investimento na área seja baixo, o que cria limitações para a aplicação do método, bem como para o desenvolvimento de treinamentos eficientes.

Mais uma vez, a solução é conquistar a gestão com informações, números e um bom planejamento, provando que, com o investimento adequado, o RH pode contribuir para alcançar os objetivos e as metas do negócio, usando para isso o LNT.

Como criar um treinamento eficiente?

Um bom treinamento deve melhorar os resultados não apenas de um colaborador ou de um time, mas deve ser pensando para aumentar os resultados gerais do negócio. Isso garantirá a valorização da gestão às práticas feitas, bem como a manutenção do investimento necessário para dar continuidade ao processo.​

Além disso, independentemente se a capacitação será feita de forma individual ou em grupo, se o método usado será educação digital, treinamento presencial, coaching ou workshops, é importante que o planejamento seja eficiente para alcançar o sucesso. Conheça agora as melhores práticas para fazer um bom planejamento de treinamentos para garantir ótimos resultados no seu processo de LNT!

Priorize processos mais importantes

A realidade é que poucas empresas oferecem um orçamento completo para o time de RH lidar com todas as suas obrigações e responsabilidades. Também por isso, o processo de LNT é tão importante.

Com a análise dos dados coletados, identifique aquelas áreas e aqueles colaboradores que precisam ser priorizados em seus treinamentos para minimizar as perdas e os problemas causados por essa lacuna.

Tenha um projeto de educação corporativa digital

educação digital é uma das principais tendências em treinamentos e capacitações nas empresas. Seu objetivo é usar a tecnologia para criar projetos de desenvolvimento dos profissionais, como um aplicativo corporativo ou uma plataforma online para os funcionários.

Esses ambientes permitem a  inclusão de diferentes treinamentos e capacitações, feitos nos mais diversos formatos educativos — jogos, vídeos, materiais didáticos e assim por diante. Além disso, seu uso é facilitado, uma vez que os colaboradores podem usar o sistema de acordo com sua rotina de trabalho, escolhendo o melhor momento para aprender. 

O desenvolvimento dessa solução pode ser feito com a ajuda de parceiros que sejam especialistas no assunto. Dessa forma, a construção de um ambiente de aprendizado para a empresa se torna muito mais simples e eficiente.

Peça feedback dos funcionários

Outra forma de melhorar a eficiência dos treinamentos é sempre incluir uma pesquisa de feedback a cada processo realizado. Essa prática permite identificar se os objetivos foram alcançados ou se é necessário fazer mudanças no método de ensino escolhido. O processo pode ser incluído dentro de uma solução de educação corporativa.

Faça tudo com antecedência e bons prazos

Outra dica importante é criar seu planejamento e cronograma de treinamentos, assim como as análises de LNT com antecedência e bons prazos. Assim, o time consegue se organizar melhor para participar, sem ninguém ter que ficar de fora. Além disso, se o treinamento envolver a contratação de outra empresa, fica mais fácil negociar quando a agenda é mais flexível.

Colha dados e mantenha um histórico

Outra prática importante para ter sucesso na aplicação de treinamentos é manter um histórico das práticas realizadas, dos resultados obtidos e dos feedbacks dos funcionários. Isso permite identificar treinamentos que não apresentaram o retorno esperado e que, portanto, podem ser substituídos.

Além disso, esses números podem ser usados como indicadores para defender os investimentos feitos na área de RH, mostrando a importância de realizar os treinamentos e as capacitações do planejamento para melhorar os resultados do negócio.

Quando adotar o LNT?

A essa altura, está mais que evidente que a adoção do Levantamento de Necessidades de Treinamento é muito importante para o sucesso de qualquer organização, certo? Afinal, melhorando os resultados de toda a equipe, esse processo consequentemente melhora os resultados da empresa!

Sua empresa ainda não realiza esse procedimento para determinar quando, como e quais pessoas ou times devem receber treinamentos? Então provavelmente está perdendo grandes oportunidades de mercado. O ideal, assim, é adotar a prática o quanto antes!

Lembre-se de que o sucesso depende também da capacidade do time de RH em aplicar cada etapa de forma eficiente. Para isso, é importante que esses profissionais também recebam treinamentos e se capacitem.

Além disso, existem empresas que ajudam no desenvolvimento e na implementação desse processo, podendo ser usadas para evitar problemas e erros que comprometam seus resultados diante da gestão.

Agora que você já sabe como funciona o Levantamento de Necessidades de Treinamento, que tal procurar um parceiro para desenvolver esse processo na sua empresa? Entre em contato com a Telefônica Educação Digital, especialista no assunto, e comece já seu projeto!


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